Wat kost maatwerk software?

Een eerlijke prijsvork, de factoren die de prijs bepalen, en de gevallen waarin maatwerk je geld niet waard is. Van iemand die het zelf bouwt.

De vraag die iedereen stelt en bijna geen bouwer vooraf beantwoordt: wat kost het nou? Hier is de prijsvork die wij zelf hanteren, de factoren die hem bepalen, en, minstens zo belangrijk, de gevallen waarin je aan maatwerk niet moet beginnen.

De eerlijke prijsvork

Ter indicatie, voor Nederlandse begrippen en afgerond:

• Een klein tooltje dat één taak oplost: vanaf €500. Eén scherm, één duidelijke klus, netjes uitgerold.
• Een kleine interne tool of een eerste werkende versie: €500 tot €2.500. Eén duidelijk proces, een handvol schermen, één of twee koppelingen.
• Een volwaardige webapplicatie: €2.500 tot €15.000. Meerdere gebruikersrollen, koppelingen met je andere systemen, en de betrouwbaarheid die hoort bij software waar je bedrijf op leunt.
• Daarboven zit software die een kernproces van een groter bedrijf draagt. Dat is een ander gesprek, en wie daar zit, weet dat meestal al.

Losse onderdelen hebben hun eigen prijzen: een koppeling tussen twee systemen begint rond €500, en dat geldt ook voor het automatiseren van een afgebakend proces.

Elke aanbieder die zonder gesprek een exact bedrag noemt, gokt. De vork hierboven is waar serieuze trajecten in de praktijk landen.

Wat de prijs bepaalt

Vier factoren doen het meeste werk:

Schermen en rollen. Elk scherm is ontwerp-, bouw- en testwerk. Een tool voor drie collega’s met dezelfde rechten is fundamenteel goedkoper dan een portaal met klanten, beheerders en rapportages.

Koppelingen. Elke verbinding met een ander systeem, je boekhoudpakket, je webshop, je CRM, brengt de eigenaardigheden van dat systeem mee. Koppelingen zijn vaak de helft van het werk en de bron van de meeste verrassingen; reken ze expliciet mee.

Onzekerheid. “We weten precies wat het moet doen” en “we zoeken het gaandeweg uit” verschillen zomaar een factor twee in prijs. Elke openstaande vraag wordt tijdens de bouw beantwoord, en bouwuren zijn de duurste plek om vragen te beantwoorden.

De lat. Software waar tien man intern mee werkt, hoeft minder te kunnen hebben dan software waar klanten op inloggen. Beschikbaarheid, beveiliging en controleerbaarheid zijn geen vinkjes maar werk.

Wat er ná de bouw komt

De aanschafprijs is niet de hele prijs. Software die draait, moet bijgehouden worden: updates, back-ups, monitoring, kleine verbeteringen. Reken op een klein vast bedrag per maand, oplopend met hoe kritisch de software voor je bedrijf is. Een bouwer die hier niet over begint, laat je dit zelf ontdekken, op het slechtst denkbare moment.

Vraag ook wie eigenaar wordt van de code. Bij ons is het antwoord: jij. Dat hoort de standaard te zijn, want het bepaalt of je later kunt wisselen van leverancier of vastzit aan de bouwer van dienst.

Wanneer maatwerk je geld niet waard is

Eerlijkheid verplicht, want dit stuk schrijft een bouwer van maatwerk:

• Er bestaat een pakket dat 95 procent doet. Neem het pakket. De laatste vijf procent is bijna nooit €2.500 waard, en een pakket krijgt updates waar jij niet voor betaalt.
• Het proces verandert elke maand. Software bevriest een werkwijze. Zolang de werkwijze zelf nog vloeibaar is, is een spreadsheet je vriend; bouw pas wanneer het proces zich heeft gezet.
• Het bespaart minder dan het kost. De rekensom is simpel: uren per week maal uurtarief maal 52, afgezet tegen bouwsom plus onderhoud. Komt daar geen overtuigend getal uit, laat het dan.
• Het budget dekt alleen de bouw. Zonder ruimte voor onderhoud koop je software die vanaf dag één begint te verouderen.

Wij hebben tegen opdrachtgevers gezegd dat ze geen maatwerk moesten laten bouwen. Dat kostte ons een project en leverde het vertrouwen op waar de volgende opdracht uit kwam.

Zo houd je het traject in de hand

Begin klein: de kleinste versie die het echte probleem oplost, in productie, met echte gebruikers. Daarna uitbouwen op basis van wat blijkt te werken. Elke stap afgebakend, elke stap met een prijs vooraf. Zo blijft elke beslissing omkeerbaar, en het risico op een mislukt groot project bestaat simpelweg niet, omdat er geen groot project is.

Wil je weten waar jouw idee in de vork valt? Beschrijf het ons via /nl/contact; binnen twee werkdagen krijg je een eerlijke eerste inschatting. Meer over onze aanpak staat op maatwerk software laten maken.